Devenir auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur dorénavant) est devenu un choix de plus en plus populaire pour les personnes souhaitant lancer leur propre entreprise. Cependant, la comptabilité peut être un aspect intimidant pour les nouveaux entrepreneurs. Dans cet article, nous allons explorer les différents aspects de la comptabilité pour les auto-entrepreneurs, notamment la déclaration de chiffre d’affaires, la tenue du livre de recettes et des registres des achats, la facturation, les changements liés à la TVA, et le compte bancaire dédié. Nous verrons également les avantages de la comptabilité allégée pour les auto-entrepreneurs.
Vous trouverez sur le marché de nombreuses applications ou logiciels dédiés aux auto-entrepreneurs qui vous permettront de gérer votre facturation et la tenue du livre des recettes et du registre des achats. Ce type de solution simplifiera beaucoup la gestion de votre activité.
La déclaration de chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur
La déclaration des recettes ou du CA de l’auto-entrepreneur est obligatoire. Il en existe 2 :
- La déclaration mensuelle ou trimestrielle ;
- La déclaration annuelle.
La déclaration mensuelle ou trimestrielle du chiffre d’affaires
L’auto-entrepreneur a le choix, au moment de son immatriculation, de décider de déclarer son chiffre d’affaires soit :
- tous les mois ;
- tous les trimestres.
Quelle que soit la périodicité choisie, il doit payer les prélèvements sociaux lors de chaque déclaration, ainsi que les prélèvements fiscaux quand il opte pour le versement libératoire d’impôt sur le revenu.
Il est possible de changer la périodicité de déclaration d’une année civile à une autre. Mais pas au cours d’une même année civile. Si vous souhaitez changer de périodicité déclarative, vous pouvez le faire pour l’année suivante. Pour cela, faites votre demande à l’URSSAF avant le 31 janvier pour que ce soit pris en compte à partir du 01 janvier.
Calendrier des échéances déclaratives trimestrielles
| Période de déclaration | Date limite de déclaration |
|---|---|
| 01 janvier au 31 mars | 30 avril à 12h00 |
| 01 avril au 30 juin | 31 juillet à 12h00 |
| 01 juillet au 30 septembre | 31 octobre à 12h00 |
| 01 octobre au 31 décembre | 31 janvier à 12h00 |
Calendrier des échéances déclaratives mensuelles
| Période de déclaration | Date limite de déclaration |
|---|---|
| Janvier | Dernier jour du mois de février |
| Février | 31 mars |
| Mars | 30 avril |
| Avril | 31 mai |
| Mai | 30 juin |
| Juin | 31 juillet |
| Juillet | 31 aout |
| Aout | 30 septembre |
| Septembre | 31 octobre |
| Octobre | 30 novembre |
| Novembre | 31 décembre |
| Décembre | 31 janvier |
Comment déclarer son chiffre d’affaires ?
Pour déclarer son chiffre d’affaires, l’auto-entrepreneur doit d’abord créer un compte sur la plateforme en ligne dédiée aux auto-entrepreneurs de l’URSSAF. C’est sur cette plateforme qu’il devra effectuer ses déclarations de chiffre d’affaires.
Il peut ensuite payer les cotisations calculées automatiquement par prélèvement, virement ou carte bancaire. Le paiement aura lieu le jour de l’échéance.
Même si le chiffre d’affaires réalisé est de 0€, l’auto-entrepreneur doit obligatoirement le déclarer. En cas de déclaration manquante, il risque une pénalité de 50€ par déclaration manquante. Si l’URSSAF constate un manquement aux obligations déclaratives, il peut évaluer forfaitairement les cotisations dues à partir du plafond de chiffre d’affaires du régime de micro-entreprise. Si l’auto-entrepreneur régularise ensuite sa situation, il subira une pénalité de 3% sur la base des cotisations réellement dues.
La déclaration annuelle du chiffre d’affaires
Chaque année, vous effectuez votre déclaration d’impôts sur le revenu en tant que particulier. Il s’agit de la déclaration 2042.
Vous devrez réaliser en même temps la déclaration complémentaire annuelle de votre chiffre d’affaires d’auto-entrepreneur sur la déclaration 2042 C Pro.
Les cases à remplir dépendent de la nature de votre activité (BIC ou BNC) et de si vous avez opté ou non pour le versement libératoire d’impôts sur le revenu. Vous devez déclarer votre chiffre d’affaires avant l’abattement fiscal. Ce sont les impôts qui appliqueront l’abattement fiscal de manière automatique.
La tenue du livre des recettes et du registre des achats
L’auto-entrepreneur n’a aucune obligation comptable classique. Il peut se dispenser d’établir les comptes annuels.
Il tient une comptabilité allégée à travers la tenue d’un livre des recettes et d’un registre des achats.
Livre des recettes
Tous les micro-entrepreneurs sans exception ont l’obligation de tenir un livre des recettes.
Il n’y a aucun formalisme particulier à respecter. Les recettes doivent être inscrites de façon chronologique et indélébile, c’est-à-dire qu’il ne doit pas être possible de les modifier.
Il existe plusieurs solutions pour tenir votre livre des recettes :
- Acheter un livre des recettes à remplir de façon manuscrite ;
- Télécharger le modèle officiel en provenance du site « service public » afin de l’imprimer et de le remplir de façon manuscrite ;
- Souscrire à un logiciel comptable certifié et conçu pour les auto-entrepreneurs.
Voici le modèle de livre des recettes officiel en provenance du site « service public » :
Pour chaque facture qui génère du chiffre d’affaires ou chaque recette, vous devez donc renseigner :
- La date de l’encaissement de la recette (attention : elle peut être différente de la date de la facture) ;
- La référence de la pièce justificative qui correspond à la référence de la facture justificative de la recette. Vous devez obligatoirement conserver cette facture pendant 10 ans à partir du dernier jour de l’année civile à laquelle elle appartient ;
- Le nom du client ou de la société facturée ;
- La nature de la recette : il faut ici préciser s’il s’agit d’une vente de marchandises ou d’une prestation de service par exemple. Dans les deux cas, vous devez détailler un minimum ce qui a été vendu ;
- Le montant qui correspond à la somme encaissée ;
- Le mode d’encaissement qui peut varier entre les espèces, le virement, le chèque ou la carte bancaire.
Attention : Dans certains cas, si vous encaissez pour chaque client des sommes en espèce inférieures à 76 €, vous pouvez enregistrer le montant total de ces sommes inférieures à 76 € sur une ligne, à chaque fin de journée. Vous pourrez donc indiquer sur la ligne : « recette du (date du jour) ».
Registre des achats
La tenue du registre des achats n’est obligatoire que pour les auto-entrepreneurs qui exercent les activités suivantes :
- Commerçant : vente de marchandises ou de fournitures, denrées à consommer sur place ou à emporter ;
- fournisseur de prestations d’hébergement.
Bien que la tenue de ce registre ne soit pas obligatoire pour l’auto-entrepreneur dans les autres cas, nous vous conseillons fortement de le tenir. Cela vous permettra de bien évaluer votre rémunération nette mensuelle et annuelle. Vous pourrez également procéder à une simulation pour déterminer s’il est plus intéressant pour vous de passer soit à un régime réel d’imposition en entreprise individuelle, soit de transformer la micro-entreprise en SASU ou EURL.
De la même manière que pour le livre des recettes, il n’y a pas de support imposé pour la tenue du registre des achats. Vous pouvez soit :
- Acheter un registre en format papier et le remplir de façon manuscrite ;
- Imprimer le modèle mis à disposition sur le site « service public » et le remplir de façon manuscrite ;
- Utiliser un logiciel comptable certifié, dédié aux micro-entrepreneurs.
Il faudra reporter dans le registre des achats l’ensemble des dépenses et charges quotidiennes que supporte votre activité professionnelle. Les écritures doivent demeurer indélébile afin de ne pas pouvoir être modifiées.
Voici un modèle de registre des achats proposé par le site « service public » :
Vous devez renseigner quotidiennement :
- la date de la dépense ;
- le numéro de facture d’achat qui justifie de la dépense ;
- le nom du fournisseur ;
- la nature de la dépense : par exemple, s’il s’agit d’un achat de marchandise en vue de la revente ou d’une prestation de service quelconque ;
- le montant de la dépense ;
- le mode de paiement de la dépense : carte bancaire, chèque, virement ou espèces.
Les pièces justificatives, c’est-à-dire les factures, ainsi que le registre des achats et le livre des recettes, doivent être conservés pendant 10 ans à compter du 31 décembre de l’année à laquelle elles appartiennent.
La facturation du micro-entrepreneur
Vous avez l’obligation de délivrer une facture à vos clients dès lors que vous réalisez une vente ou une prestation de service.
Les factures doivent comporter des mentions obligatoires en tant que pièces justificatives. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur la facturation.
Les règles de bases de la facturation
Voici les règles de base de la facturation en vigueur en France :
- Les factures doivent être écrites en langue française.
- Les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de l’exercice de fin de l’exercice comptable auquel elles appartiennent.
- Toute facture doit être créée en 2 exemplaires : 1 pour le client, 1 pour le vendeur.
- La facture peut être faite soit sur support papier, soit sur support numérique (on parle alors de facture électronique).
- Les factures, quelque soit leur support, ne doivent pas être modifiables.
- Elles doivent suivre une numérotation séquentielle de type : 1, 2, 3, 4, 5… Il ne doit manquer aucun chiffre ou nombre dans la numérotation. On ne peut donc pas sauter un numéro volontairement.
- Pour la numérotation, vous pouvez utiliser des préfixes comme l’année, le mois, où une abréviation de l’établissement dans lequel la vente a été réalisée :
- 2023-01-01 pour le mois de janvier 2023 : facture n°01 ;
- CL-01 pour la facture n°01 en provenance de l’établissement situé à Clichy.
- Il est interdit d’antidater une facture c’est-à-dire de la dater antérieurement à la réalisation de la vente.
- Si vous devez modifier, supprimer, annuler une facture, alors vous avez l’obligation de créer un avoir, Quel que soit le motif. Vous devrez créer une nouvelle facture le cas échéant.
Les factures destinées aux clients qui sont des particuliers
Quand vous réalisez des opérations avec des clients particuliers, la création d’une facture n’est obligatoire que si ce dernier vous la demande ou si vous avez effectué une vente à distance (via internet par exemple).
Toutefois, vous aurez l’obligation de lui fournir une « note » dans les cas suivants :
- Vente d’une prestation de services supérieure ou égale à 25 €.
- Vente d’une prestation de service relative à des travaux immobiliers.
- Vente de marchandises ou d’équipements relatifs aux travaux immobiliers.
Voici les mentions obligatoires qui doivent être inscrites sur la note :
- Date de la note ;
- Nom du vendeur ou nom commercial le cas échéant ;
- Adresse du vendeur ;
- Nom du client ;
- Adresse du client ;
- Date d’exécution de la prestation de services ;
- Lieu d’exécution de la prestation de services ;
- Détail des prestations vendues ;
- Quantité de chaque prestation ou produit ;
- Prix de chaque prestation ou produit ;
- Montant total à payer.
Voici les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture :
- Date de création de la facture : elle doit correspondre au plus tard à la date de livraison du bien ou à la date de fin d’exécution de la prestation de services + 15 jours ;
- Numéro de facture ;
- Date de livraison ou d’achèvement de la prestation de services ;
- Nom et adresse de l’acheteur ;
- Nom du vendeur ou nom commercial le cas échéant ;
- Forme juridique du vendeur : Entrepreneur Individuel ou EI ;
- Numéro SIREN du vendeur ;
- Adresse du vendeur ;
- Ville du RCS (registre du commerce et des sociétés) ou de la CMA (chambre des métiers et de l’artisanat) à laquelle est rattaché le vendeur ;
- Pou chaque produit ou prestation vendue : référence, nom, descriptif, quantité, prix unitaire, prix global (prix unitaire x quantité) sauf si un devis a été signé et accepté par l’acheteur. Distinguer sur chaque ligne les prestations relatives à la main d’œuvre des matériaux nécessaires pour réaliser la prestation.
- Si vous êtes en franchise de base de TVA, ajouter la mention obligatoire : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ;
- Faire apparaitre les remises, rabais ou ristournes concernant la facture s’il en existe ;
- Montant total HT et TTC à payer ;
- Coordonnées de l’assureur, couverture géographique du contrat et numéro du contrat pour les professionnels qui ont l’obligation de souscrire à une assurance décennale ;
- Attention, si vous êtes redevable de la TVA, vous devrez indiquer pour chaque article le taux de TVA applicable et chaque facture devra comporter un total de la TVA par taux.
Les factures pour les clients professionnels
Il n’y aucune exception à l’établissement d’une facture pour les clients professionnels, elle est toujours obligatoire.
Vous devrez reporter les mêmes mentions obligatoires du paragraphe précédent et y ajouter :
- La date d’échéance de la facture : maximum 60 jours calendaires ou 45 jours fin de mois ;
- Le taux des pénalités de retard applicables en cas de retard de paiement : vous pouvez le majorer si vous le souhaitez ;
- Le montant de l’indemnité légale forfaitaire en cas de retard de paiement qui est de 40 €. Cette indemnité ne demande aucun justificatif pour être perçue, hormis la preuve de retard de paiement. Il existe des conditions où l’indemnité demandée peut-être plus élevée, sous réserve de la fourniture de certains justificatifs précis.
Qu’est-ce qui change pour un auto-entrepreneur lorsque qu’il est soumis à la TVA ?
Si vous dépassez les seuils de franchise de TVA vous devez :
- Facturer la TVA à vos clients et rajouter des mentions obligatoires relatives à la TVA sur la facture comme le taux de TVA de chaque article ou prestation vendue, le total du montant de TVA pour chaque taux, enlever la mention relative à l’exonération de TVA ;
- La TVA facturée et perçue doit être conservée pour être reversée à l’État ;
- La TVA de vos factures d’achat pourra être déductible dans les conditions prévues par la loi ;
- Calculer le montant de TVA due à l’état en soustrayant la TVA déductible à la TVA collectée ;
- Déclarer et payer la TVA chaque année ou chaque mois ou chaque trimestre sur option.
Attention ! Il faut avoir des connaissances sérieuses en matière TVA pour déterminer quand elle est déductible, quels sont les taux applicables à vos ventes, la calculer et la déclarer. En effet, il existe de nombreuses règles très précises pour la facturation et la déductibilité et il faut être très informé sur la législation et minutieux sur le plan administratif.
Si vous cumulez la vente de marchandise et que vous utilisez un logiciel de caisse (obligatoirement certifié) alors vous devez utiliser un logiciel comptable certifié de manière obligatoire pour votre activité.
Si vous optez pour le paiement de la TVA alors que votre chiffre d’affaires est inférieur aux seuils de franchise en base de la TVA alors, vous serez automatiquement exclu du régime de la micro-entreprise.
Le compte bancaire dédié du micro-entrepreneur
Tout micro-entrepreneur dont le chiffre d’affaires annuel dépasse la somme de 10 000 € durant 2 années consécutives a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle.
Un compte bancaire dédié est un compte différent du compte bancaire personnel. Le but de ce compte est de pouvoir différencier les transactions financières personnelles des transactions financières professionnelles.
Attention : un compte bancaire dédié n’est pas forcément un « compte professionnel » tel que les banquiers l’entendent. Les comptes professionnels sont en effet plus chers, notamment en raison des contreparties qu’ils offrent en termes de services. Il existe cependant aujourd’hui des banques qui proposent des comptes avec très peu, voir aucun frais annuel ; qui peuvent être très intéressant pour un auto-entrepreneur.
Quels sont les avantages de la comptabilité allégée de l’auto-entrepreneur ?
Il existe de nombreux avantages à la comptabilité allégée de l’auto-entrepreneur. En voici quelques-uns :
- C’est moins couteux car vous n’avez pas l’obligation d’avoir un expert-comptable ni l’obligation de réaliser des démarches juridiques spécifiques au statut juridique choisit ;
- La comptabilité allégée vous permet de gagner du temps que vous pouvez réserver à d’autres taches ;
- Avec une simple déclaration mensuelle de votre chiffre d’affaires, vous pouvez payer vos cotisations sociales et vos impôts ;
- Le compte bancaire professionnel n’est pas obligatoire (il est onéreux) ;
- La création de votre entreprise est simplifiée et rapide ;
- Vous pouvez bénéficier de l’ACRE pendant 1 an pour réduire vos cotisation sociales mensuelles ;
- Vous connaissez vos taux de cotisations à l’avance, ce qui n’est pas le cas au régime réel d’imposition.
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